שימו לב: לחוזר זה פורסם עדכון. לחצו כאן כדי להגיע לקטע המעודכן.

אוכלוסיות מיוחדות .1

חינוך מיוחד
1.2

  יישום חוק החינוך המיוחד: ועדת שילוב מוסדית, ועדת השמה וועדת ערר
1.2-36

1.  מבוא
1.1 תמצית

חוזר זה עוסק בנהלים ובהנחיות לוועדות הפועלות על פי חוק החינוך המיוחד, התשמ"ח-1988 (להלן "חוק החינוך המיוחד"): ועדות השילוב המוסדיות, ועדות השמה וועדות הערר. אלו הן ועדות מקצועיות שהרכבן נקבע בחוק, ובידיהן הסמכות והאחריות לקבל החלטות לגבי זכאותו של תלמיד בעל צרכים מיוחדים לשירותי חינוך מיוחדים.

ועדת השילוב המוסדית (בחינוך הרגיל) דנה בזכאותו של תלמיד בעל צרכים מיוחדים להיכלל בתכנית השילוב (פרק ד1 לחוק החינוך המיוחד).

ועדת ההשמה (ברשות המקומית) דנה בזכאותו של תלמיד בעל צרכים מיוחדים לחינוך מיוחד ולהשמה ברצף המסגרות החינוכיות הקיים (לפי סעיפים 5-11 לחוק החינוך המיוחד). סעיף 20ה' בחוק החינוך המיוחד קובע שוועדת ההשמה תשמש גם כוועדת ערר על החלטת ועדת השילוב המוסדית.

ועדת הערר (המחוזית) דנה בערעור על החלטת ועדת ההשמה (לפי סעיפים 12-13 לחוק החינוך המיוחד).

בחוזר זה יפורטו העקרונות המנחים המשותפים והייחודיים לכל אחת מהוועדות תוך קביעת נהלים והוראות המעצבים את דרכי עבודתה.

תכלית הדיונים המתקיימים בוועדות אלו היא לקבל החלטות חינוכיות מיטביות ומשמעותיות בעניינם של תלמידים בעלי צרכים מיוחדים. לפיכך הדיונים חייבים להיות מושתתים על עקרונות הומניסטיים תוך קיום דיון הוגן, אחראי ומכבד, הדוגל בשיתוף ההורים והתלמיד ומאפשר להם להשמיע את עמדתם ולהציג את רצונם ואת תפיסתם לגבי המענה ההולם את צורכי התלמיד כדי שתקודם איכות חייו.
1.2 מטרת הפרסום
  א. התוקף: החל ב-2.4.06
  ב. התחולה: כלל חברי הוועדות המתקיימות מתוקף חוק החינוך המיוחד: כלל הצוותים החינוכיים והטיפוליים במוסדות החינוך וברשויות המקומיות המשתתפים מתוקף החוק בהרכב הוועדות
  ג. הסטטוס: החלפה
  ד. חוזרים קודמים באותו נושא
    1. סעיף 1.2-35 בחוזר הוראות הקבע סה/9(ב), "תכנית השילוב במסגרות החינוך הרגיל - לטיפול בתלמידים בעלי צרכים מיוחדים בכיתות רגילות" - בתוקף, למעט ס"ק 16-5 ונספחים 2, 3, 4, 5, 6 ו-7 שהם מבוטלים
    2. סעיף 1.2-32 בחוזר הוראות הקבע סג/10(ב), "תכנית השילוב במסגרות החינוך הרגיל - לטיפול בתלמידים בעלי צרכים מיוחדים הלומדים בכיתות רגילות ובכיתות חינוך מיוחד" - מבוטל
    3. סעיף 1.2-30 בחוזר הוראות הקבע סב/6(א), "תיקונים לסעיף
1.2-16 בחוזר הוראות הקבע נט/6(ב), 'יישום חוק החינוך המיוחד: ועדות השמה וערר - נספחים' " - מבוטל
    4. סעיף 1.2-29 בחוזר הוראות הקבע סב/6(א), 'יישום חוק החינוך המיוחד: ועדות השמה' " - תיקון סעיף 1.2-13 בחוזר הוראות הקבע נט/6(ב)" - מבוטל
    5. סעיף 1.2-26 בחוזר הוראות הקבע תשס/9(א), "עדכון סעיף
1.2-13 בחוזר הוראות הקבע נט/6(ב), 'יישום חוק החינוך המיוחד: ועדות השמה' " - מבוטל
    6. סעיף 1.2-24 בחוזר הוראות הקבע תשס/4(א), "תיקון ותוספת לחוזר נט/6(ב), סעיפים 1.2-12 עד 1.2-16, בנושא יישום חוק החינוך המיוחד: ועדות השמה וערר" - מבוטל
    7. סעיפים 1.2-12 עד 1.2-16 בחוזר הוראות הקבע נט/6(ב), "יישום חוק החינוך המיוחד: ועדות השמה וערר" - מבוטל
  ה. חוזרים קודמים בנושאים קשורים
    1. סעיף 3.7-32 בחוזר הוראות הקבע סג/9(א), "השירות הפסיכולוגי-החינוכי - 'סל שירותים' - רשימת השירותים הפסיכולוגיים - תיקון לסעיף 3.7-30 בחוזר הוראות הקבע סג/7(א)" - בתוקף
    2. סעיף 3.7-30 בחוזר הוראות הקבע סג/7(א), "השירות הפסיכולוגי-החינוכי - 'סל שירותים' - רשימת השירותים הפסיכולוגיים" - בתוקף
    3. סעיף 1.2-19 בהוראות הקבע בחוזר נט/8(א), "שיבוץ תלמידים במסגרות החינוך המיוחד" - בתוקף
    4. חוזר מיוחד י"ב, התשנ"ד, "שינויים במדיניות הטיפול בתלמידים מתקשים בחינוך הרגיל ובהשמת תלמידים בחינוך המיוחד" - מבוטל.
1.3 המשנה החינוכית

 בבסיס ההוויה הפילוסופית-ערכית של מערך החינוך המיוחד בישראל מצויה התפיסה ההומניסטית המושתתת על ערכים של כבוד האדם, חירותו וחופש הביטוי שלו, תוך קיום יחסי הידברות בין-אישיים המבוססים על יושר ועל אמון הדדי.

הצדק הטבעי, ההוגנות, תום הלב, הסבירות, היעדר שרירות, היעדר חריגה מסמכות ופעולה חוקית בתוך תקציב קיים - כל אלו נמצאים ביסוד ההחלטות של הוועדות מעצם היותן החלטות מינהליות הכפופות לכל כללי המשפט המינהלי.

האגף לחינוך מיוחד שם לו מטרה לפתח מערך שירותים ותמיכות אשר יאפשר ליחיד ולמשפחתו לקיים אורח חיים המבוסס על יעדים משמעותיים החותרים לחיים של איכות. תפיסה זו באה לידי ביטוי גם בחקיקה שנעשתה בתחום החינוך המיוחד וביישומה בצמתים שונים בקבלת החלטות לגבי המענה החינוכי-הטיפולי הניתן לתלמידים בעלי צרכים מיוחדים.

ועדות השילוב, ההשמה והערר אשר נקבעו מתוקף חוק החינוך המיוחד הן צומת משמעותי בתהליך מתמשך של תמיכה וטיפול בתלמיד בעל הצרכים המיוחדים בדרכו החינוכית. יש לראות בדיונים בוועדות אלה חלון הזדמנויות לחשיבה הוליסטית אודות התלמיד וצרכיו כפי שהם באים לידי ביטוי בתחומים הקוגניטיביים, החברתיים, הרגשיים וההתנהגותיים של תפקודו, תוך בחינת סוג התמיכה המתאימה ההולמת את צרכיו החינוכיים. המענה החינוכי שייקבע לתלמיד יינתן על פי אפיון החריגות המורכב מהאבחנה שנקבעה על סמך המסמכים הקבילים ועל בסיס התיאור התפקודי של התלמיד ועוצמת התמיכות הדרושות לו.

על פי תפיסה הומניסטית זו להשתתפות התלמיד ומשפחתו בוועדות יש משקל רב במעמד של קבלת החלטות משמעותיות להמשך הדרך, ומכאן החשיבות המכרעת שיש למרכיב של שמיעת התלמיד והוריו במעמד הוועדות - רצונותיהם, מחשבותיהם וציפיותיהם מעצמם ומהמערכת החינוכית ויכולתם האישית. תוך כדי השיח מתאפשרת להורים ולתלמיד ההזדמנות להציג את עמדותיהם ולאנשי המקצוע לקבל תמונה מקיפה אודות התלמיד, דבר התורם לקבלת החלטה מיטבית, מקצועית ואחראית בעניינו.

נקודת המוצא לעיקרון של שיתוף התלמיד בדיוני הוועדות באה לידי ביטוי באמנת זכויות הילד הקובעת את זכות הילד להישמע בכל הליך הנוגע לו ואת החובה לתת להעדפותיו משקל ראוי. עוד קובעת האמנה כי בכל הפעולות הנוגעות בילדים תהיה טובת הילד השיקול הראשון במעלה. ברוח זו הדגיש תיקון סעיף 9(ב) לחוק החינוך המיוחד מתאריך 24 בינואר 2005 את החובה להזמין גם את התלמיד, נוסף להוריו, לדיוני ועדות ההשמה והערר ואת הזכות של ההורים להפעיל שיקול דעת באשר לנוכחותו, וגם זאת מתוך שיקולים הנוגעים לטובת ילדם, ולהשמיע את עמדתם ביחס לאופן השימוע של ילדם תוך התייחסות לגילו, לרמת התפתחותו ולהבנתו.

מדיניות משרד החינוך הנגזרת מחוק החינוך המיוחד בכל הקשור לטיפול בתלמידים בעלי צרכים מיוחדים היא להעניק זכות קדימה ככל האפשר להשמתו של תלמיד במסגרת החינוך הרגיל, תוך מתן מענה לצרכיו במסגרת הרגילה. רק לאחר מיצוי כל אפשרויות ההתערבות במסגרת הרגילה יש לשקול במידת הצורך את הפניית התלמיד לדיון בוועדת השמה.

ההשמה במוסד לחינוך מיוחד ללא דיון בוועדת השמה מתאפשרת במקרים שיפורטו בחוזר זה מכוח סעיף 7.א, פרק ג', לחוק החינוך המיוחד, אשר פורט בתקנות "רישום ילדים בעלי צרכים מיוחדים במוסד לחינוך מיוחד ללא ועדת השמה, התשס"ה-2005".
1.4 התפוצה

כל אנשי החינוך במטה, במחוזות, במוסדות החינוך ובמחלקות החינוך ברשויות המקומיות ומנהלי השירותים הפסיכולוגיים-חינוכיים.
1.5 הגורם האחראי

שם היחידה: האגף לחינוך מיוחד
בעל התפקיד: המפקח הארצי הממונה על ועדות השמה וערר
מספר הטלפון: 03-6896102
כתובת הדוא"ל: veredbe@education.gov.il.
1.6 נספחים
  נספח 1: טופס לאפיון חריגויות
  נספח 2: הגורמים שאבחנתם קבילה בוועדות מתוקף חוק החינוך המיוחד: שילוב, השמה, ערר.
  נספח 3: שאלון לרופאי העיניים ולמרפאות לראייה ירודה
  נספח 4: תיאור רמת התפקוד לצורך קביעת זכאות לתמיכה מסוג סייעת לתלמידים המשולבים בחינוך הרגיל
  נספח 5: שאלוני הפניה
    5.1: שאלון הפניה של תלמיד הלומד בגן רגיל או מיוחד לוועדות שילוב/השמה
    5.2: שאלון הפניה של תלמיד הלומד בכיתה רגילה לוועדת שילוב בית ספרית
    5.3: שאלון הפניה של תלמיד הלומד בכיתה רגילה לוועדת השמה
    5.4: שאלון הפניה של תלמיד הלומד בכיתה לחינוך מיוחד בבי"ס לחינוך רגיל או בבי"ס לחינוך מיוחד לוועדת השמה
    5.5: תוספת לשאלון ההפניה לוועדת שילוב/השמה לתלמידי גן לקויי שמיעה
    5.6: תוספת לשאלון ההפניה לוועדת שילוב/השמה לתלמידי יסודי ועל יסודי לקויי שמיעה
  נספח 6: טופסי הזמנה להורים ולתלמיד
    6.1: הזמנת ההורים והתלמיד לדיון בוועדת השילוב המוסדית
    6.2: הזמנת ההורים והתלמיד לדיון בוועדת ההשמה
    6.3: הזמנת ההורים והתלמיד לדיון בוועדת השמה ביושבה כוועדת ערר על החלטת ועדת שילוב מוסדית
    6.4: הזמנת ההורים והתלמיד לדיון בוועדת הערר
  נספח 7: פרטיכולי דיון
    7.1: פרטיכול ועדת השילוב המוסדית
    7.2: פרטיכול ועדת ההשמה/ועדת ההשמה ביושבה כוועדת ערר
    7.3: פרטיכול ועדת הערר
  נספח 8: טופסי החלטה
    8.1: הודעה להורים על החלטת ועדת השילוב המוסדית
    8.2: הודעה להורים על החלטת ועדת ההשמה
    8.3: הודעה להורים על החלטת ועדת ההשמה ביושבה כוועדת ערר על החלטת ועדת השילוב המוסדית
    8.4: הודעה להורים על החלטת ועדת הערר
  נספח 9: אישור ההורים להפניית ילדם לאבחון פסיכולוגי
  נספח 10: אישור ההורים להפניית ילדם לאבחון דידקטי
  נספח 11: תקנות החינוך המיוחד לרישום ילדים בעלי צרכים מיוחדים במוסד לחינוך מיוחד ללא ועדת השמה, התשס"ו-2005 (קובץ תקנות 6436)
    11.1: קובץ התקנות
    11.2: טבלת הלקויות הכלולות בתקנות והגורמים המקצועיים המאבחנים
    11.3: טופס בקשת הורים להשמת ילדם במוסד לחינוך מיוחד
    11.4: טופס טיפול בבקשת ההורים להשמת ילדם במוסד לחינוך מיוחד ללא ועדת השמה
    11.5: החלטת מנהל המחלקה לחינוך על בקשת ההורים להשמת ילדם במוסד לחינוך מיוחד ללא ועדת השמה
  נספח 12: טופס בקשה לקבלת תשלום בגין השתתפות נציג הורים בוועדת השמה/ערר
  נספח 13: טופס הצהרה של המשתתפים בוועדת שילוב/השמה/ערר על שמירת סודיות


2.  ועדת השילוב המוסדית
2.1 סמכות הוועדה

בסמכותה של ועדת השילוב המוסדית לקבוע את זכאותו של תלמיד בעל צרכים מיוחדים ובעל לקות משמעותית להיכלל בתכנית השילוב במוסד החינוך הרגיל כמוגדר בסעיף 20ד לחוק החינוך המיוחד, בהתאם למסגרת התקציבית הנקבעת מדי שנה.
2.2 אוכלוסיית היעד
  2.2.1 תכנית השילוב תחול על תלמידים בגיל חינוך חובה כהגדרת המונח "גיל" בסעיף 11 לחוק חינוך חובה התש"ט-1949 בבתי הספר היסודיים ובחטיבות הביניים, וכן בגני ילדים לגיל 4-3 ברשויות החינוך המקומיות הנכללות בצו לימוד חובה (החלה בגני ילדים), התשנ"ט-1999 והתשס"א-2001 בלבד, הן במוסדות חינוך רשמיים והן במוסדות מוכרים שאינם רשמיים בכל המגזרים.
  2.2.2 הוועדה תדון בעניינם של תלמידים בעלי צרכים מיוחדים כמפורט להלן:
    א. תלמיד בעל לקות משמעותית שיש לגביו מסמך קביל שנקבע על ידי גורמים מקצועיים בלבד (כמפורט בנספח 2)
    ב. תלמיד שהוחלט בוועדת השמה או ערר שהוא ילמד במסגרת חינוכית רגילה, בליווי הוראות בדבר שילובו
    ג. תלמיד שהועבר ממסגרת החינוך המיוחד למסגרת חינוך רגילה על פי חוות הדעת המקצועית של צוות בית הספר ובהסכמת הוריו.
  2.2.3 תלמידים בני 4-3 שאינם גרים ביישובי הצו, במשפחות שיש בהן שני תלמידים או יותר בעלי לקויות שאינן שכיחות באוכלוסייה - אוטיסטים, משותקי מוחין ובעלי נכויות פיזיות קשות, עיוורים ולקויי ראייה, חירשים ולקויי שמיעה, בעלי הפרעות נפשיות, בעלי פיגור (למעט פיגור קל) - אשר אינן נכללות ביישום באותה שנה, יוכלו לפנות באמצעות האגף לחינוך מיוחד לוועדת חריגים במינהל הפדגוגי. הוועדה תשקול כל מקרה לגופו ותחליט אם להפנות את העניין לדיון בוועדת השילוב המוסדית.
  2.2.4 תלמיד שיש לגביו חשד סביר לקיום לקות משמעותית ואין בנמצא מסמכים קבילים והוא נמצא בהליכי אבחון/הערכה, ועדת השילוב רשאית לקבוע מועד לדיון המשך לגביו ולהפנותו להמשך בירור אבחוני, עד קבלת מסמכים קבילים בפרק זמן סביר ולא יותר מתום שנת הלימודים שבה התקיים הדיון. עד תום ההליכים האלה יוכל התלמיד להיכלל בתכנית השילוב.
2.3 הרכב ועדת השילוב
  2.3.1 בבתי הספר
    א. מנהל בית-הספר הרגיל - יו"ר
    ב. מחנך הכיתה של התלמיד
    ג. עובד הוראה מתחום החינוך המיוחד, כגון מנהל המתי"א או נציגו
    ד. פסיכולוג חינוכי מטעם השירות הפסיכולוגי-חינוכי ביישוב או יועץ חינוכי (בבית ספר שיש בו פסיכולוג ויועץ יהיה הפסיכולוג חבר; בבית ספר שאין בו פסיכולוג אך יש בו יועץ יהיה היועץ חבר; בבית ספר שאין בו פסיכולוג ואין בו יועץ יפנה מנהל בית-הספר למנהל השירות הפסיכולוגי ברשות או ליועץ בכיר במחוז כדי שישלחו נציג מטעמם)
    ה. בעל מקצוע נוסף שקבע המנהל, אם נדרש לפי העניין (מומלץ להזמין מומחה בתחום הלקות או מומחה שאבחן את הילד או בעל מקצוע נוסף העובד עם הילד כגון עובד פרא-רפואי וכד', אם הדבר אפשרי, מעשי ואינו כרוך בעלויות נוספות).
  2.3.2 בגני-הילדים
    א. המפקח הכולל על גני-הילדים ביישוב או נציגו - יו"ר (על פי מינוי של מנהל המחוז)
    ב. גננת האם של התלמיד (מנהלת הגן)
    ג. עובד הוראה מתחום החינוך המיוחד, כגון מנהל המתי"א או נציגו או גננת השילוב, בתיאום עם המפקח על החינוך המיוחד
    ד. פסיכולוג מטעם השירות הפסיכולוגי-חינוכי ביישוב הפועל במערכת גני ילדים או יועץ חינוכי לגני ילדים (בגן ילדים שיש בו פסיכולוג ויועץ יהיה הפסיכולוג חבר; בגן ילדים שאין בו פסיכולוג אך יש יועץ יהיה היועץ חבר; בגן ילדים שאין בו פסיכולוג ואין בו יועץ תפנה מנהלת הגן למנהל השירות הפסיכולוגי ברשות או ליועץ בכיר במחוז כדי שישלחו נציג מטעמם)
    ה. בעל מקצוע נוסף שיקבע יו"ר הוועדה, אם יידרש, לפי העניין (מומלץ להזמין את נציג הרשות המקומית מהיחידה לגני ילדים, מומחה בתחום הלקות, מומחה שאבחן את הילד, עובד פרא-רפואי העובד עם הילד וכד', אם זה מעשי ולא כרוך בעלות תקציבית נוספת).
2.4 מקום התכנסותה של ועדת השילוב
  2.4.1 ועדות השילוב תתקיימנה בתוך המוסד החינוכי: בבתי הספר - בבית הספר שבו התלמיד לומד; בגני הילדים - במתי"א, במרכז הפסגה או באשכול הגנים.
  2.4.2 ביישובים גדולים אפשר למנות לגני ילדים יותר מוועדת שילוב מוסדית אחת.
2.5 לוח הזמנים לעבודת הוועדה
  2.5.1 הבקשות לדיון בוועדות השילוב תוגשנה לא יאוחר מבסוף חודש אפריל בכל שנה.
  2.5.2 הדיונים בוועדות השילוב המוסדיות בעניינו של תלמיד לקראת שנת הלימודים העוקבת יתחילו בכל שנת לימודים בחודש מרס ויסתיימו לכל המאוחר ב-15 במאי. ההחלטה תיושם בשנת הלימודים העוקבת.
  2.5.3 החלטת ועדת השילוב המנומקת תישלח להורי התלמיד לא יאוחר מ-10 ימים מיום קבלת ההחלטה, כמפורט בנספח 8, ס"ק 8.1. ועדת השילוב המנומקת תישלח להורי התלמיד לא יאוחר מ-10 ימים מיום קבלת ההחלטה, כמפורט בנספח 8, ס"ק 8.1.
  2.5.4 ההודעה על החלטת ועדת השילוב תכלול החלטה עקרונית בנושא הזכאות לשילוב ונימוקים רלוונטיים. לגבי תלמידים העונים על הקריטריונים של תמיכה מסוג סייעת (כמפורט בחוזר הוראות הקבע סה/9(ב), סעיף 1.2-35, ס"ק 21.5) ושהוחלט במעמד ועדת השילוב שיקבלו תמיכה מסוג סייעת - תכלול ההודעה גם התייחסות לזכאות זו. הצוות הבין-מקצועי יקבע את התכנית החינוכית היחידנית (תח"י) שלהם ואת רמת התפקוד, כמפורט בנספח 4, לא יאוחר מב-15 ביוני בכל שנה.
  2.5.5 א. במעברים בין שכבות כיתה - לגבי תלמידים העוברים מגן החובה לכיתה א' ומכיתה ו' לכיתה ז' ומחטיבת הביניים לחטיבה העליונה יש לקיים דיון מחודש במעמד ועדת שילוב לצורך בחינה מחודשת של זכאותם. מומלץ לקיים את הדיון מוקדם ככל האפשר, בהסכמת ההורים, כדי לשמור על רצף הטיפול לפני פתיחת השנה. בכל מקרה דיונים אלה יתקיימו לא יאוחר מבסוף חודש אוקטובר.
    ב. תלמידים בעלי לקות משמעותית, אשר קיבלו תמיכה מסוג סייעת בשנת הלימודים השוטפת ועומדים בפני מעבר מגן חובה לכיתה א', מכיתה ו' לכיתה ז' ומחטיבת הביניים לחטיבה העליונה, המוסד החינוכי שהם עוברים ממנו יעביר, בהסכמת ההורים, מידע זה במועד הרישום למוסד החינוכי שהם נרשמים אליו.

ועדת השילוב המוסדית תתקיים במוסד החינוכי שהתלמיד נרשם אליו לא יאוחר מב-15 במאי, כדי שיישמר הרצף החינוכי הטיפולי. רצוי להזמין נציג של המסגרת הקודמת לדיונים אלו.
    ג. הצוות הבין-מקצועי יסיים את קביעת רמת תפקודו של התלמיד בהתאמה לתכנית החינוכית שתיבנה עבור התלמיד לא יאוחר מב-15 ביוני.

אלה התלמידים שמדובר בהם:
      1) משותקי מוחין ובעלי נכויות פיזיות קשות (קוד חריגות 59)
      2) עיוורים ולקויי ראייה (קוד חריגות 61)
      3) אוטיסטים (קוד חריגות 56)
      4) בעלי פיגור בינוני (קוד חריגות 53)
      5) בעלי הפרעות נפשיות (קוד חריגות 57)
      6) תלמידים שיש להם מחלות נדירות והזקוקים להשגחה מתמדת על פי אישורים של המוסד לביטוח לאומי (קוד חריגות 98)
      7) תלמידים הזכאים ללמוד במסגרת חינוך מיוחד על פי החלטת ועדת השמה והלומדים בכיתה רגילה על פי החלטת הרשות המקומית ונזקקים לסיוע, בגין העדר מסגרת במרחק סביר ממקום מגוריהם (עד 35 ק"מ).
  2.5.6 יש לוודא כי מועדים אלו יובאו לידיעת כל הגורמים המפנים לוועדות השילוב.
2.6 ההפניה לוועדות השילוב המוסדיות
  2.6.1 הוראות כלליות טרם ההפניה
    א. הפניית תלמיד לוועדת שילוב מוסדית תיעשה לאחר שהמוסד החינוכי ימצה את אפשרויות ההתערבות החינוכית, ובכלל זה היוועצות עם גורמים מקצועיים נוספים הקשורים למסגרת - היועץ, הפסיכולוג, מדריכים מקצועיים - והתערבות באמצעות תכניות חינוכיות אחרות הקיימות טרם ההפניה לוועדת שילוב.
    ב. מחנך הכיתה או גננת-האם (מנהלת הגן) ישתפו את הורי התלמיד בכל אחד מניסיונות ההתערבות החינוכיות שנעשו במטרה למצוא דרכי פעולה מותאמות לקידומו של ילדם טרם ההפניה לוועדת השילוב.
    ג. שיתוף התלמיד במטרות ההתערבויות החינוכיות, בהבנת רמת תפקודו ובהערכתה, ובכלל זה שמיעת רצונותיו והבהרת זכויותיו, הוא מרכיב חשוב בהצלחתה של תכנית ההתערבות.
    ד. יש להקפיד שהפניית תלמיד עולה חדש לוועדת שילוב תהיה על רקע לקות משמעותית, המגובה באבחנה על ידי גורם קביל, ולא על רקע של קשיי קליטה ושפה בלבד.
  2.6.2 הגורם המפנה

סעיף 20-ד לחוק החינוך המיוחד קובע כי הגורמים המפנים לוועדת השילוב הם אלו:
    א. הורה (בכל מקום שכתוב "הורה" הכוונה גם לאפוטרופוס החוקי)
    ב. ועדת ההשמה ביישוב, לאחר דיון בעניינו של התלמיד, בצירוף טופס החלטתה
    ג. עובד חינוך מהסגל הפדגוגי במוסד החינוך הרגיל
    ד. רשות החינוך המקומית הרלוונטית.
  2.6.3 המסמכים הנדרשים לוועדת השילוב

הדיון בוועדת השילוב יתבסס על המסמכים המפורטים ב-א-ד שלהלן, העוסקים באבחון הלקות, בשאלון הפניית המחנכת/הגננת, באבחון/ בהערכה פסיכולוגית ובמידת הצורך בחוות דעת נוספות.

הגורם המפנה יפנה את הבקשות לדיון בעניינו של התלמיד ליו"ר ועדת השילוב המוסדית ויצרף לבקשתו את המסמכים המפורטים להלן. הורה המבקש לדון בעניינו של ילדו בוועדת שילוב יצרף לבקשה כל אבחון שיש ברשותו אשר יכול לסייע ולתרום לדיון. אם הילד אובחן/טופל על ידי גורם רפואי כגון קופת חולים או המכון להתפתחות הילד או מרפאה לבריאות הנפש או גוף פרטי, על ההורה להמציא את סיכום האבחון/ הטיפול.

אלה המסמכים הנדרשים:
    א. אבחון הלקות

הוועדה תדון בעניינו של תלמיד בעל לקות משמעותית שיש לגביו מסמך קביל. אבחון הלקות ייעשה אך ורק על ידי גורמים מומחים קבילים, כמפורט בנספחים 1 ו-2.
    ב. חוות דעת חינוכית
      1) שאלון ההפניה שהגננות או המחנכות ממלאות מתאר את קשיי תפקודו של התלמיד בתחום הלימודי החברתי וההתנהגותי-רגשי. הערכה תפקודית זו תתבסס על דיווח עדכני לתקופה של ששת החודשים האחרונים שלפני הדיון לפחות (מלבד תלמידים חדשים, שאין לגביהם תיעוד ארוך טווח).
      2) בגני הילדים תמלא גננת האם את השאלון בעניינו של התלמיד כמפורט בנספח 5, ס"ק 5.1 בחוזר זה, ובבתי הספר תמלא המחנכת את השאלון בעניינו של התלמיד כמפורט בנספח 5, ס"ק 5.2 בחוזר זה.
      3) לגבי ילדים עיוורים ולקויי ראייה וילדים חירשים וכבדי שמיעה יש לקבל מידע נוסף מהפיקוח המקצועי על תחומים אלה. לתלמידים לקויי ראייה ועיוורים יש לצרף שאלון חוות דעת רפואית על גבי טופס סטנדרטי, כמפורט בנספח 3 בחוזר זה.
      4) לגבי ילדים חירשים וכבדי שמיעה יש לצרף את התוספת בנספח 5, ס"ק 5.6-5.5 בחוזר זה.
    ג. חוות דעת פסיכולוגית
      1) אחד המסמכים הנדרשים לדיון הוא אבחון או הערכה פסיכולוגית, על פי שיקול דעתו המקצועית של הפסיכולוג. האבחון הפסיכולוגי או ההערכה הפסיכולוגית ייעשו בהתאם לנוהלי משרדנו בנושא זה.
      2) אם יש בידי ההורה ממצאי אבחון/הערכה נוספים, עליו להמציאם לוועדה.
      3) לאחר האבחון הפסיכולוגי יזמן הפסיכולוג את הורי התלמיד לשיחה, וידווח על ממצאיו. הפסיכולוג ימסור להורים העתק של חוות דעתו שתימסר על ידי ההורים ליו"ר הוועדה.
    ד. חוות דעת נוספות
      1) הוועדה תדון בחוות דעת נוספות על סמך מסמכים קבילים, החתומים על ידי הגורמים המקצועיים המוסמכים, כמפורט בנספח 2.
      2) במקרים שנדרשים בהם אבחון/הערכה על ידי גורם מקצועי אחר, כגון גורמים רפואיים או ועדת האבחון לאדם המפגר, יפנה הצוות החינוכי את ההורים לגורמים המקצועיים המוסמכים, כדי שאלה ישקלו את הצורך לערוך אבחון או הערכה וישיבו על כך בכתב.
  2.6.4 עיון ההורים במסמכים המשמשים את ועדת השילוב
    א. ככלל ההורים רשאים לקבל לפני הדיון עותק של כל מסמך המובא לפני ועדת השילוב, לרבות חוות הדעת הפסיכולוגית והחינוכית ולמעט מקרים חריגים שבהם נקבע, מטעמים מיוחדים שיירשמו בנפרד, כי מסמכים מסוימים יהיו חסויים בפני ההורים בשל חשש ממשי לפגיעה בילד או באדם אחר.
    ב. לאחר האבחון הפסיכולוגי ימסור הפסיכולוג החינוכי להורים את העתק הסיכום של חוות הדעת שלו שיימסר ליו"ר ועדת השילוב.
    ג. מנהל בית הספר/הגננת ימסרו להורים העתק של שאלון ההפניה החתום אשר יישלח לוועדת השילוב.
    ד. בכל מקרה שבו הובא לפני הוועדה מסמך שהוכן על-ידי גורם חיצוני למערכת החינוך יביא יו"ר הוועדה לידיעת כותב המסמך את האפשרות שהמסמך יימסר לעיונם של ההורים, אם הם יבקשו זאת.
    ה. כותב המסמך יתבקש לחוות את דעתו אם יש מניעה לחשוף את המסמך לפני ההורים בשל חשש ממשי שהדבר יפגע בילד או באדם אחר.
    ו. אם כותב המסמך יטען שאכן יש מניעה כזאת, תתכנס ועדת השילוב לצורך דיון בחיסיון המסמך ותביא לידיעת ההורים את דבר קיומו של מסמך החסוי בפניהם ואת הנימוקים לחיסיון.
  2.6.5 שמירת המסמכים

כל המסמכים שהובאו לפני ועדת השילוב והמשמשים אותה יישמרו במוסד החינוכי, בתיקו האישי של התלמיד. לגבי גני הילדים ירוכזו המסמכים על ידי יו"ר ועדת השילוב ויימסרו בתום הוועדה יחד עם הפרטיכול ועם סיכום ההחלטה לשירות הפסיכולוגי ברשות שבה התלמיד לומד.
  2.6.6 הליך ההפניה
    א. הורה המבקש לדון בעניינו של ילדו יפנה בקשה כתובה ליו"ר ועדת השילוב (בביה"ס - להנהלת בית הספר, ובגני הילדים - למפקח הכולל). עליו לצרף לבקשה כל אבחון שיש ברשותו אשר יכול לסייע ולתרום לדיון בעניינו של ילדו.
    ב. בגני הילדים יימסרו השאלונים לחתימת ההורים על ידי הגננת ויופנו באמצעותה עד 1 במרס בכל שנה לשירות הפסיכולוגי ולחתימת המפקח הכולל. העתק של השאלון החתום על ידי המפקח יימסר להורים על ידי הגננת ויישאר בידיהם טרם הדיון בוועדה. חתימת ההורים אינה הסכמה לתוכן השאלון. אם ההורים מסרבים לחתום על השאלון, תציין הגננת על גבי השאלון את הסיבה לכך.
    ג. בבתי הספר יימסרו השאלונים לחתימת ההורים ויועברו לחתימתו של המפקח הכולל להמשך טיפולו. העתק של השאלון החתום על ידי המפקח הכולל יימסר להורים טרם הדיון בוועדה ויישאר בידיהם.
    ד. יו"ר הוועדה ירכז, בפרק זמן סביר, את המסמכים המתאימים המאפיינים את הלקות ואת רמת התפקוד של התלמיד המופנה על ידי המערכת החינוכית לדיון בוועדת השילוב. מסמכים אלה יהיו חתומים על ידי הגורמים המקצועיים, כמפורט בנספח 2 בחוזר זה.
2.7 סדרי עבודתה של הוועדה
  2.7.1 ההיערכות לקראת הדיון בוועדה
    א. האחריות לארגון עבודת הוועדה, לזימון המשתתפים בה ולניהול ישיבותיה מוטלת על יו"ר ועדת השילוב המוסדית.
    ב. היו"ר יזמין את ההורים ואת התלמיד שעניינו יידון בוועדה. ההזמנה תישלח בדואר רשום, לפחות עשרה ימים לפני מועד הדיון. טופס זימון ההורים והתלמיד מובא בנספח 6, ס"ק 6.1 בחוזר זה.
    ג. יש לעשות את כל האפשר כדי להימנע מקיום דיון ללא הורים, ולכן יש לוודא שההורים אכן קיבלו את הזימון לפני שהוחלט לקיים את הדיון שלא בנוכחותם.
    ד. הורה המבקש לדחות את הדיון מסיבות מוצדקות יפנה ליו"ר הוועדה, והיו"ר יקבע מועד אחר לדיון.
  2.7.2 מהלך הדיון
    א. יו"ר הוועדה יפתח את הדיון על ידי הצגת מטרתו לכלל הנוכחים.
    ב. יו"ר הוועדה יציג להורים את הנוכחים בישיבה ואת תפקידיהם.
    ג. בתחילת הדיון יוצגו על ידי יו"ר הוועדה הרקע להפניית התלמיד לדיון בוועדת השילוב והמסמכים המובאים לפני הוועדה.
    ד. יו"ר הוועדה יזמין את ההורים ואת התלמיד להשמיע את דבריהם לפני הוועדה. ההורים זכאים לבקש להשמיע את דבריהם בנוכחות חברי הוועדה בלבד. כמו כן ההורים יכולים למנות מישהו מטעמם שישמיע את דבריהם.
    ה. במקרים שבהם התלמיד משתתף בדיון תדאג הוועדה לאפשר לו תנאים נאותים להשמעת דבריו בהתאם לצרכיו האישיים וההתפתחותיים.
    ו. יו"ר הוועדה ינהל את הדיון תוך שימת דגש על הצגת מידע רב-תחומי אודות רמת תפקודו של התלמיד ויתייחס לנקודות החוזק והקושי המאפיינות את תחומי התפקוד השונים של התלמיד. זאת תוך התייחסות למיצוי של תכניות ההתערבות שנעשו בעניינו טרם ההפניה לוועדת השילוב.
    ז. יו"ר הוועדה ינהל את הדיון ויוודא כי כל משתתף מביע את עמדתו ואת חוות דעתו.
    ח. ההורים יוכלו להציג לוועדה מסמכים נוספים שהם רלוונטיים לדיון, והוועדה תתחשב במסגרת שיקוליה גם במסמכים אלה.
    ט. יו"ר הוועדה יוודא שהמונחים המקצועיים השונים יהיו מובנים להורים.
    י. יו"ר הוועדה יאפשר דיון נאות בדילמות ובמחלוקות העשויות להתעורר במהלך הדיון תוך זימון שאלות הבהרה תוך כדי השיח.
    יא. לפני דיון עם הורים חירשים או לקויי שמיעה או עם הורים שאינם דוברי עברית יש לדאוג למתרגם שיתרגם להם את מהלך הדיון לשפה המובנת להם. אפשר לבקש מהם להביא לדיון מישהו מטעמם.
    יב. בדיון עם הורים עיוורים או לקויי ראייה יש לקרוא לפניהם את המסמכים המוצגים בדיון.
    יג. מומלץ להזמין לדיון, במידת הצורך, מומחים מתוך המערכת החינוכית לליקויי חושים וללקויות ששכיחותן נדירה באוכלוסייה, אם הדבר אפשרי ומעשי ואינו כרוך בעלויות נוספות.
    יד. ועדת השילוב תבחן אם רמת תפקודו של התלמיד בתחומים השונים מצדיקה מתן זכאות לתכנית שילוב בנוסף לתכניות ההתערבות הקיימות במסגרת החינוכית הרגילה שהוא משתתף בהן, וכן אם שילובו יאפשר חינוך אפקטיבי עבורו.
    טו. במהלך הדיון יירשם פרטיכול כמפורט בנספח 7, ס"ק 7.1 בחוזר זה.
  2.7.3 פרטיכול הדיון
    א. רישום הפרטיכול של ועדת השילוב חייב להיות מדויק ומהימן ולשקף את מהלך הדיון.

הפרטיכול יכלול את הסעיפים האלה:
      1) פרטי התלמיד: הפרטים האישיים ופרטי המסגרת שהוא לומד בה
      2) הנוכחים בדיון: פרטי החברים בוועדה ופרטי המוזמנים אליה
      3) הנעדרים מהדיון (אם ההורים לא הגיעו לדיון יש לצרף לפרטיכול את העתק המכתב הרשום שנשלח אליהם ואת תיעוד השיחה שביררה את סיבת היעדרם)
      4) המסמכים: פרטי המסמכים שהובאו לפני הוועדה
      5) מהלך הדיון בהשתתפות ההורים והתלמיד: ובכלל זה רישום עמדת ההורים ועמדת התלמיד
      6) מהלך הדיון בהשתתפות חברי הוועדה בלבד
      7) פרטי ההחלטה
      8) הנימוקים להחלטה
      9) הערות
      10) אישור על רישום הפרטיכול - חתימות ותאריך.
    ב. יו"ר ועדת השילוב יאשר את הפרטיכול בחתימתו ויעבירו לאישורם של כל חברי הוועדה.
    ג. אפיון החריגות הוא חלק חשוב בדיון, והוא ייקבע על ידי פסיכולוג הוועדה בהיוועצות עם כל חבריה. בהיעדר פסיכולוג חבר בוועדה ייקבע האפיון על ידי יו"ר הוועדה בהיוועצות עם חבריה.
    ד. אם ההורים יבקשו את פרטיכול הדיון יש להעבירו לאישור כל חברי הוועדה ולחתימתם לפני שהוא יימסר לידי ההורים. ההורים יקבלו את הפרטיכול למעט החלק של הדיון שהתקיים בהרכב חברי הוועדה בלבד.
  2.7.4 סיכום הדיון והחלטת הוועדה
    א. סיכום הדיון וההחלטה של ועדת השילוב יתקבלו בנוכחות חברי ועדת השילוב בלבד ועל ידם. החלטות הוועדה תתקבלנה ברוב קולות. היו הקולות שקולים, יהיה ליו"ר קול נוסף.
    ב. ועדת השילוב תחליט בעניינו של התלמיד על פי האפשרויות כדלקמן:
      1) התלמיד זכאי להיכלל במסגרת תכנית השילוב.

במסגרת החלטה זו בסמכות הוועדה להחליט גם על זכאות לתמיכה מסוג סייעת על פי הנהלים המפורטים בסעיף 1.2-35 בחוזר הוראות הקבע סה/9(ב) העוסק בתכנית השילוב במסגרות החינוך הרגיל.

רמת התפקוד תיקבע על ידי הצוות הבין-מקצועי במוסד החינוכי כחלק מהכנת התח"י, כמפורט בחוזר המוזכר לעיל.
      2) התלמיד אינו זכאי להיכלל במסגרת תכנית השילוב.

אם קבעה הוועדה שהתלמיד אינו זכאי להיכלל במסגרת תכנית השילוב, עליה לנמק את קביעתה על פי האפשרויות שלהלן:
א) התלמיד ילמד במסגרת החינוך הרגיל, ללא תמיכה מתכנית השילוב, וצרכיו החינוכיים יקבלו מענה במסגרת תכניות הקיימות במוסד החינוכי.
ב) התלמיד יופנה לדיון בוועדת ההשמה, שכן יש לו בעיות מורכבות וכוללניות משמעותיות בתחומי תפקוד שונים, ובעיותיו מצריכות טיפול כוללני, רב-מקצועי, בתחומי תפקוד שונים במשך מרבית שעות הלימודים. במקרים אלו על הוועדה להפנות את עניינו לדיון בוועדת ההשמה לא יאוחר מ-14 יום ממועד קבלת ההחלטה של ועדת השילוב.
    ג. לאחר סיום הדיונים ישלח היו"ר את העתק ההחלטה המנומקת להורי התלמיד בדואר רשום לא יאוחר מ-10 ימים מיום קבלת ההחלטה, על גבי טופס סטנדרטי, כמפורט בנספח 8, ס"ק 8.1 בחוזר זה. בגן הילדים יישלח העתק ההחלטה גם לגננת.
    ד. זכאותו של התלמיד להיכלל בתכנית השילוב תישמר לתקופה של עד 3 שנים באותה מסגרת חינוכית, בכפיפות לשיקול הדעת של הצוות הבין-מקצועי, כמפורט להלן. בתום 3 שנים יובא עניינו לדיון מחודש בוועדת השילוב המוסדית.
    ה. בסוף כל שנה, ולא יאוחר מב-15 במאי, יעריך הצוות הבין-מקצועי מחדש את צורכי התלמיד. אם יוחלט שבשנת הלימודים שאחריה לא ייכלל התלמיד בתכנית השילוב, יביא מנהל המסגרת את הנושא לדיון במעמד ועדת השילוב.
    ו. תלמיד שעבר ללמוד בבית ספר אחר באותה רשות או עבר להתגורר ברשות אחרת, תהיה זכאותו תקפה למשך אותה שנת לימודים.
2.8 ערר על החלטת ועדת השילוב
  2.8.1 הורה או תלמיד רשאי להגיש בקשת ערר בכתב על החלטת ועדת השילוב המוסדית.
  2.8.2 את הערר יש להגיש בכתב לוועדת ההשמה תוך 21 יום מהיום שבו קיבלו ההורים את ההודעה על החלטת ועדת השילוב ולא יאוחר מב-5 ביולי בכל שנה.
  2.8.3 יו"ר ועדת ההשמה במחלקת החינוך ברשות המקומית יקבל את פרטיכול ועדת השילוב המוסדית ואת החלטתה מהמוסד החינוכי.
  2.8.4 יו"ר הוועדה יזמין לדיון בערר נציג מהמוסד החינוכי שבו התלמיד לומד וישמע את דעתו. המשך הדיון בוועדה יהיה ללא נוכחות הנציג מהמוסד החינוכי.
  2.8.5 יש להקפיד שבוועדת ההשמה ביושבה כערר לא יימצא חבר ועדה שהשתתף בוועדת השילוב המוסדית בעניינו של התלמיד הנדון.
  2.8.6 יו"ר הוועדה יזמין את הורי התלמיד ואת התלמיד להשמיע את דבריהם בדיון בערר (ראה נספח 6, ס"ק 6.3 בחוזר זה).
  2.8.7 מהלך הדיון יירשם בפרטיכול (ראה נספח 7, ס"ק 7.2 בחוזר זה).
  2.8.8 החלטת הוועדה תתקבל בנוכחות חבריה בלבד.
  2.8.9 ועדת ההשמה ביושבה כערר רשאית -

א. לקבל את הערר;

ב. להחזיר את העניין לוועדת השילוב המוסדית לדיון נוסף,
    עם הוראות ובלעדיהן;

ג. לדחות את הערר.
  2.8.10 ועדת ההשמה תיתן את החלטתה תוך 21 יום מהיום שבו הוגש הערר (זולת אם האריכה את המועד מטעמים מיוחדים שיירשמו).
  2.8.11 ההחלטה המנומקת של ועדת ההשמה ביושבה כערר תישלח להורי התלמיד ולמוסד החינוכי שהוא לומד בו על גבי טופס ההחלטה (ראה נספח 8, ס"ק 8.3 בחוזר זה).
  2.8.12 החלטת ועדת ההשמה ביושבה כערר היא סופית.


3.  ועדת ההשמה
3.1 סמכות הוועדה

ועדת ההשמה מוסמכת לקבל החלטות לגבי זכאותו של ילד בעל צרכים מיוחדים, בעל לקות משמעותית, לחינוך מיוחד ולגבי השמתו במסגרת החינוכית ההולמת את צרכיו, בהתאם למסגרת התקציבית הנקבעת מדי שנה. כמו כן ועדת ההשמה משמשת ועדת ערר על החלטותיה של ועדת השילוב המוסדית.

ככלל לא ילמד ילד במסגרת של חינוך מיוחד ללא החלטה של ועדת השמה, למעט במקרה של תלמיד בעל לקות משמעותית שהוריו ביקשו את השמתו בחינוך מיוחד בהתאם לסעיף 7(א1) בחוק החינוך המיוחד ולתקנות חינוך מיוחד ("רישום ילדים בעלי צרכים מיוחדים במוסד לחינוך מיוחד ללא ועדות השמה"), התשס"ו-2005, המצורפות בנספח 11 בחוזר זה, ולמעט תלמידים הלומדים במוסדות חינוך מיוחד בבתי חולים פסיכיאטריים המאושפזים על פי הוראת רופא.
3.2 אוכלוסיית היעד
  3.2.1 תלמידים בעלי צרכים מיוחדים הלומדים במוסד לחינוך מיוחד על פי החלטת ועדת השמה או ערר הם תלמידים מגיל 3 עד גיל 21. התאריך הקובע לעניין תחילת הזכאות הוא התאריך הקובע לעניין חוק לימוד חובה המפורסם על ידי הרשויות המקומיות בהודעת הרישום מדי שנה. התאריך הקובע לעניין סיום זכאותו של תלמיד לחינוך מיוחד חינם הוא שנת הלימודים האחרונה שבה תמלאנה לו 21 שנה עד 1 בספטמבר של אותה שנת לימודים.
  3.2.2 המקרים המחייבים החלטה של ועדת השמה
    א. הוועדה תדון בעניינם של תלמידים בעלי צרכים מיוחדים לקראת בחינת השמתם במסגרות של חינוך מיוחד, ובכלל זה במעברים בין חטיבות הגיל (גן-יסודי, יסודי-חטיבת ביניים, חטיבת ביניים-חטיבה עליונה).
    ב. נוסף לאמור לעיל, בכל מצב שבו קיים שינוי משמעותי הן באבחנתו של התלמיד והן ברמת תפקודו יש להביא את עניינו לדיון בוועדת השמה.
    ג. גבי החלטה על מעבר של תלמיד ממסגרת של חינוך מיוחד למסגרת של חינוך רגיל - מעבר זה יתבצע ללא ועדת השמה אך ורק אם חוות הדעת החינוכית-הפסיכולוגית וחוות דעת מקצועית נוספת, בהתאם לצורך, תצביע על כך ובתנאי שהורי התלמיד הביעו את הסכמתם בכתב. זאת ללא התניה כלשהי ובאישור המפקח על החינוך המיוחד והמפקח הכולל ובתיאום עם רשות החינוך המקומית.
    ד. המקרה של תלמיד המאושפז במחלקה פסיכיאטרית בבית-חולים רגיל או בבית-חולים פסיכיאטרי והלומד במהלך אשפוזו במסגרת חינוך מיוחד הצמודה למחלקה או לבית-חולים אינו מחייב החלטה של ועדת השמה.
    ה. יש להדגיש, שהוראות חוק החינוך המיוחד בדבר הבאת עניינו של תלמיד הלומד במסגרת חינוך מיוחד לדיון חוזר בפני ועדת ההשמה בכל שלוש שנים חלות גם על תלמידים המועברים בין מסגרות החינוך המיוחד. מניין השנים לדיון החוזר יהיה ממועד הדיון האחרון בוועדת ההשמה.
  3.2.3 רישום תלמידים בעלי צרכים מיוחדים במוסד לחינוך מיוחד ללא ועדת השמה
    א. נוהל הגשת הבקשה
      1) הורים לילד בעל לקות קשה מבין רשימת הלקויות המוגדרות בתקנות ומפורטות בטבלה בנספח 11, ס"ק 11.2) בחוזר זה, המבקשים את השמתו במוסד לחינוך מיוחד בשנת לימודים מסוימת, יגישו ההורים בקשה בכתב על גבי הטופס המופיע בנספח 11, ס"ק 11.3 למנהל המחלקה לחינוך ברשות המקומית שבמקום מגוריהם לא יאוחר מ-60 יום לפני תום המועד האחרון לרישום באותה שנת לימודים.
      2) לגבי מועדי הרישום, יש לעקוב בכל שנת לימודים אחר פרסום התאריכים בעיתונות, באינטרנט ובהודעות מטעם משרד החינוך ומרכז השלטון המקומי.
      3) ההורים יצרפו חוות דעת מקצועית רלוונטית בכתב של אנשי מקצוע שקבע השר לגבי הלקות, על פי המפורט בטבלה בנספח 11, ס"ק 11.2, ובה האישור כי לילד לקות משמעותית המחייבת השמה במוסד לחינוך מיוחד וכי אי אפשר לשלבו במוסד חינוך שאינו מוסד לחינוך מיוחד.
      4) על הבקשה להיחתם בידי שני ההורים של התלמיד או בידי אפוטרופוסו כדין, בצירוף חוות דעת מקצועית עדכנית כאמור.
    ב. הליך ההחלטה והרישום
      1) מנהל המחלקה לחינוך ברשות המקומית הרלוונטית (שבה התלמיד רשום בתעודת הזהות) יעביר את הבקשה, בצירוף חוות הדעת, למנהל השירות הפסיכולוגי-חינוכי ברשות המקומית או לנציגו ולמפקח על החינוך המיוחד או לנציגו מוקדם ככל האפשר ולא יאוחר מ-50 יום לפני תום המועד האחרון לרישום באותה שנת לימודים.
      2) הפסיכולוג החינוכי והמפקח על החינוך המיוחד או נציגו ייתנו את המלצתם בכתב על גבי הטופס המובא בנספח 11, ס"ק 11.4, לאשר את הבקשה או להעבירה לדיון בוועדת השמה למנהל מחלקת החינוך, וזאת לא יאוחר מ-40 יום לפני תום המועד האחרון לרישום באותה שנת לימודים.
      3) מנהל המחלקה לחינוך יחליט אם לאשר את הבקשה ולהפנותה לצוות השיבוץ ברשות המקומית כדי לשבץ את התלמיד במוסד לחינוך מיוחד או להפנות את הבקשה לדיון בוועדת השמה, וזאת על סמך ההמלצות שניתנו על ידי השירות הפסיכולוגי ועל ידי הפיקוח על החינוך המיוחד ולא יאוחר מ-30 יום לפני המועד האחרון לרישום באותה שנת לימודים.
      4) מנהל מחלקת החינוך ישלח את החלטתו המנומקת להורים לא יאוחר מ-20 יום לפני תום המועד האחרון לרישום באותה שנת לימודים, על גבי הטופס המובא בנספח 11, ס"ק 11.5.
    ג. דיון בעקבות שינוי נסיבות
      1) הורה לילד בעל צרכים מיוחדים שהושם במוסד לחינוך מיוחד לפי תקנות אלה רשאי להביא את עניינו של הילד לדיון לפני מנהל מחלקת החינוך, לצורך דיון מחודש בהליך המקוצר, או לפני ועדת השמה, בתנאי שחלפה שנה לפחות ממועד ההחלטה האחרונה בעניינו, בין אם היא ניתנה בידי מנהל המחלקה לחינוך או בידי ועדת ההשמה, אלא אם כן חל שינוי בנסיבות שיש עמו שינוי במצבו של התלמיד באופן משמעותי ומהותי; במצב כזה ההורה רשאי להביא את עניינו של ילדו לדיון קודם לכן.
      2) החליט ההורה להביא את עניינו של ילדו לדיון בוועדת השמה בעקבות שינוי נסיבות, אין הוועדה רשאית להסתפק בעיון במסמכים בלבד, ועליה לקיים את הדיון כאילו הוא דיון ראשון.
3.3 הרכב ועדת ההשמה ומינוי חבריה
  3.3.1 הרכב הוועדה

לפי סעיפים 6-5 לחוק החינוך המיוחד ימנה שר החינוך את ועדות ההשמה שהרכבן יהיה כדלקמן:
    א. נציג רשות החינוך המקומית, יו"ר
    ב. שני מפקחים של משרד החינוך שאחד מהם הוא מפקח על החינוך המיוחד והאחר הוא מפקח כולל בחינוך הרגיל או נציגיהם
    ג. פסיכולוג חינוכי לפי חוק הפסיכולוגים, התשל"ז-1977, מטעם הרשות המקומית
    ד. רופא מומחה ברפואת ילדים מתוך רשימה שיקבע שר הבריאות
    ה. עובד סוציאלי בעל ניסיון של 5 שנים לפחות בטיפול בילדים בעלי צרכים מיוחדים
    ו. נציג ההורים: הורה לילד בעל צרכים מיוחדים שיקבע השר מתוך רשימות שיגישו לו ארגוני הורים לילדים בעלי צרכים מיוחדים במערכת החינוך.
  3.3.2 מינוי חברי ועדת ההשמה
    א. כללי
      1) חברי ועדות ההשמה ממונים על-ידי שר החינוך התרבות והספורט.
      2) סיים אדם את התפקיד שמתוקפו מונה לחבר בוועדת ההשמה, בטל המינוי שלו כחבר הוועדה.
      3) על יו"ר הוועדה לוודא שכל חבריה הם בעלי כתב מינוי בר תוקף מטעם שר החינוך. במידת הצורך יפנה היו"ר לממונה על ועדות ההשמה והערר באגף החינוך המיוחד בבקשה לטיפול בהוצאת כתב מינוי כחוק.
    ב. מינוי פסיכולוג חינוכי

יו"ר ועדת ההשמה יפנה אל הממונה על ועדות ההשמה והערר בבקשה לטפל במינויו של פסיכולוג חינוכי מטעם הרשות המקומית לחבר בוועדת ההשמה. בבקשה יצוין שם הפסיכולוג החינוכי, מספר תעודת הזהות שלו ומספר רישיונו המקצועי.
    ג. מינוי רופא

הממונה על ועדות ההשמה והערר יטפל בהנפקת כתבי מינוי לרופאים על-פי רשימה שתימסר על-ידי משרד הבריאות ותעודכן מעת לעת. רשימת הרופאים בעלי כתבי מינוי תובא לידיעת יושבי הראש של ועדות ההשמה, ויו"ר ועדת ההשמה יזמן רופא כחבר בוועדת ההשמה מתוך רשימה זו.
    ד. מינוי עובד סוציאלי

הממונה על ועדות ההשמה והערר יטפל בהנפקת כתבי מינוי לעובדים סוציאליים על-פי רשימה שתימסר על-ידי שר הרווחה ותעודכן מעת לעת. רשימת העובדים הסוציאליים בעלי כתבי מינוי תובא לידיעת יושבי ראש ועדות ההשמה, ויו"ר ועדת ההשמה יזמן עובד סוציאלי כחבר בוועדת ההשמה מתוך רשימה זו.
    ה. מינוי נציג הורים
      1) הממונה על ועדת ההשמה והערר יטפל בהנפקת כתבי מינוי לנציגי הורים לילדים בעלי צרכים מיוחדים על-פי רשימה שיגישו לו ארגוני הורים לילדים בעלי צרכים מיוחדים אשר תעודכן מעת לעת. רשימת הנציגים בעלי כתבי מינוי תובא לידיעת יושבי ראש ועדות ההשמה, ויו"ר ועדת ההשמה יזמן נציג של הורים כחבר בוועדת ההשמה מתוך רשימה זו, תוך הקפדה על רוטציה של פעם בשבוע בין נציגי ההורים שברשימה.
      2) אם לא יימצא נציג הורים, יש להיעזר ברכז נציגי ההורים שברשימה כדי להבטיח את השתתפותו של נציג הורים בוועדת ההשמה.
      3) ברשימת הנציגים יופיעו אך ורק הורים לילדים בעלי צרכים מיוחדים שילדם לומד במערכת החינוך המיוחד או נמצא זכאי לתכנית שילוב על ידי ועדת שילוב מוסדית ולומד בחינוך הרגיל.
      4) נציג ההורים לא יהיה חבר בוועדת השמה ברשות מקומית שהוא מתגורר בתחום שיפוטה.
3.4 ההפניה אל ועדת ההשמה
  3.4.1 הוראות כלליות
    א. ועדת ההשמה תתקיים ברשות המקומית שבה הילד רשום על פי תעודת הזהות של הוריו (אם ההורים גרושים - לפי ההורה המשמורן).
    ב. הפניית תלמיד הלומד במסגרת חינוכית אל ועדת ההשמה היא חלק מתהליך מתמשך של טיפול בתלמיד והתמודדות עם קשייו במסגרת החינוכית שהוא לומד בה. תהליך זה יתבצע מראשיתו תוך השתתפות התלמיד והוריו. מנהל בית-הספר או הגננת יתעדו את שלבי הטיפול בתלמיד, ובכלל זה את המפגשים עם ההורים ועם התלמיד ואת המידע שנמסר להם.
    ג. הפניית תלמיד הלומד במסגרת חינוכית לוועדת ההשמה מחייבת אישור של המפקח על המסגרת החינוכית שהתלמיד לומד בה (יש להחתים את המפקח על טופס ההפניה).
    ד. הפניית תלמיד הלומד במערכת החינוך הרגיל אל ועדת ההשמה תיעשה רק לאחר שהמסגרת החינוכית מיצתה את כל ההתערבויות החינוכיות והטיפוליות בתהליך השתלבותו של התלמיד בה; כלומר: הפניית התלמיד לוועדת ההשמה מחייבת קיום של ועדת שילוב מוסדית בעניינו, בניית תכנית חינוכית יחידנית ותיעוד של תהליך היישום של התכנית על המטרות והיעדים הרשומים בה.
    ה. תיעוד יישומה של התכנית האישית של התלמיד לפני ההפניה לוועדת ההשמה ילווה בתיעוד המפגשים עם התלמיד ועם הוריו לאורך תקופת שהותו במסגרת הרגילה.
    ו. תלמיד עולה חדש לא יופנה לוועדת השמה עד שנתיים מיום עלייתו, אלא אם הוריו מבקשים זאת ויש בידיהם מסמכים עדכניים וקבילים מארץ המוצא שלו, או שאפשר להוכיח שיש לו לקות משמעותית המשפיעה על הישגיו הלימודיים.
  3.4.2 הגורם המפנה

סעיף 8 לחוק החינוך המיוחד קובע, שוועדת ההשמה תדון בעניינו של מי ושהופנה אליה בידי:
    - הורה (בכל מקום שכתוב "הורה" הכוונה גם לאפוטרופוס החוקי);
    - איש סגל - מנהל, מחנך, פסיכולוג, יועץ - ממוסד חינוך מוכר (הן רשמי והן מוכר שאינו רשמי);
    - רשות חינוך מקומית (מנהל מחלקת חינוך, שירות פסיכולוגי- חינוכי וכיו"ב);
    - ארגון ציבורי, לפי צו החינוך המיוחד (הכרה בארגונים ציבוריים), התש"ן-1990;
    - ועדת שילוב מוסדית, לאחר דיון בעניינו של התלמיד, בצירוף טופס החלטתה.
  3.4.3 מועדי ההפניה של תלמידים אל ועדות ההשמה
    א. הפניית תלמידים לדיון בוועדת השמה תיעשה בהתחשב בתאריכים הקובעים את זכאותו של ילד בעל צרכים מיוחדים לחינוך מיוחד. יש להקפיד שההפניה תיעשה לא יאוחר מבחודש אפריל בכל שנה, כדי שוועדת ההשמה תסיים את הדיונים בעניין התלמידים עד 15 במאי באותה שנת לימודים. זאת למעט דיונים בעניינם של תלמידים בגיל הרך המופנים לראשונה לדיון בוועדת השמה או דיונים בעניין תלמידים העולים לכיתה א', שיתקיימו עד 31 במאי בכל שנה.
    ב. רק החלטות של ועדות שתתקיימנה עד תאריך זה תמומשנה בשנת הלימודים העוקבת.
    ג. חשוב להדגיש, כי כל ועדה שתתקיים מעבר לתאריך זה, החלטתה תמומש בשנת הלימודים שאחריה.
    ד. מקרים חריגים
      1) במקרים בודדים וחריגים מאוד, שבהם חל שינוי משמעותי בנסיבות, עשויה להידרש הפניה של תלמיד לדיון לאחר המועד הנקוב וליישום ההחלטה במהלך שנת הלימודים. מקרים חריגים אלו יעסקו בעניינם של תלמידים אלו:
- תלמידים המשתחררים מאשפוז ומצבם מצריך הפניה לוועדת השמה בהמלצת בית החולים
- תלמידים עולים חדשים או תושבים חוזרים בעלי לקויות מובהקות
- תלמידים אחרי תאונות או טראומות נפשיות או פיזיות
- תלמידים במצב חירום, כגון תלמידים שנשרו מפנימייה או עזבו אותה והעובד הסוציאלי סבור כי יש לדון בעניינם בוועדת השמה, או תלמידים במצב חירום בנסיבות מיוחדות מאוד, מטעמים שיירשמו ויקבלו אישור בוועדת חריגים שתוקם במחוז למטרה זו.
      2) קיומן של ועדות השמה למקרים אלה מחייב אישור של מנהל המחוז.
      3) יש להדגיש כי החלטת ועדת השמה אינה אישור לפתיחת כיתה בלי שאושרה הרשאה תקציבית לכך.
      4) יש לוודא כי מועדים אלה יובאו לידיעת כל הגורמים המפנים לוועדות השמה: הורים, ארגונים ציבוריים, רשויות חינוך מקומית, מנהלי מוסדות חינוך, בריאות, רווחה ועוד.
  3.4.4 תהליך ההפניה לוועדת ההשמה על ידי המוסד החינוכי

תהליך ההפניה של תלמיד הלומד במוסד חינוכי אל ועדת השמה יהיה על-פי השלבים והנהלים כדלקמן:
    א. זימון ההורים והתלמיד לשיחה מקדימה
      1) מנהל המוסד החינוכי יזמן את ההורים לשיחה מקדימה. יש לשתף בשיחה את המחנך. על פי שיקול דעת רצוי לצרף לשיחה מומחי תחום רלוונטיים: פסיכולוג, יועץ חינוכי, מורים נוספים, מורי החינוך המיוחד, מטפלים מתחום הבריאות, עובד סוציאלי ורופא, ובחמ"ד גם את רב המסגרת החינוכית.
      2) חוק החינוך המיוחד מאפשר את שימוע התלמיד, נוסף לשימוע הוריו, במעמד של ועדת ההשמה. עניין השתתפותו של התלמיד יעלה בשיחה מקדימה זו.
      3) המנהל יציג את הסיבות להחלטה להפנות את התלמיד אל ועדת ההשמה ויוודא כי סיבת ההפניה מובנת לתלמיד ולהוריו.
      4) במהלך השיחה יסביר מנהל המוסד החינוכי להורים ולתלמיד את סמכויותיה ואת תפקידיה של הוועדה וייתן להורים העתק של שאלון ההפניה לוועדת ההשמה, וההורים יחתמו עליו כאות לכך שהדברים הובאו לידיעתם.
      5) השאלון החתום על ידי ההורים יופנה למפקח לעיונו ולחתימתו.
      6) חתימת ההורים על שאלון ההפניה אינה הסכמה לגבי תוכן השאלון. אם ההורים מסרבים לחתום יציין המנהל על גבי השאלון את הסיבה לכך.
      7) העתק השאלון יימסר להורים טרם הדיון בוועדה ויישאר בידיהם; להורה יש אפשרות להעיר את הערותיו על גבי השאלון ולהביאו לדיון.
      8) המנהל ימסור להורים גם את החוברת "דברי הסבר להורים שילדם מופנה לוועדת השמה".
      9) מנהל המסגרת החינוכית יתעד את השיחה עם ההורים ועם התלמיד.
      10) מנהל המוסד החינוכי יברר אם התלמיד ישתתף במעמד ועדת ההשמה וידאג שהוא יקבל הכוונה נאותה מצד המחנך/היועץ/הפסיכולוג של המוסד החינוכי.
    ב. הפניית התלמיד לאבחון פסיכולוגי/להערכה פסיכולוגית
      1) אחד המסמכים הנדרשים לדיון בוועדת ההשמה הוא אבחון פסיכולוגי או הערכה פסיכולוגית. הצורך באבחון פסיכולוגי או בהערכה פסיכולוגית של התלמיד ייקבע על-ידי פסיכולוג המסגרת החינוכית מטעם השירות הפסיכולוגי ברשות המקומית שבה המסגרת מצויה.
      2) האבחון הפסיכולוגי או ההערכה הפסיכולוגית ייעשו בהתאם לנוהלי משרדנו בנושא זה.
      3) אם סירבו ההורים לאבחון פסיכולוגי, יודיע להם מנהל בית-הספר על הצורך באבחון פסיכולוגי במכתב רשום, ולא יפנה את התלמיד לאבחון פסיכולוגי.
      4) אבחון פסיכולוגי או הערכה פסיכולוגית לתלמיד כחלק מתהליך ההפניה אל ועדת ההשמה יתבצעו על-ידי פסיכולוג מטעם השירות הפסיכולוגי-חינוכי של הרשות המקומית שבה המסגרת החינוכית מצויה ועל פי שיקול דעתו.
      5) לאחר האבחון הפסיכולוגי יזמן הפסיכולוג את הורי התלמיד לשיחה וידווח להם על ממצאיה ועל המשך הטיפול בתלמיד, וימסור להם את העתק חוות הדעת שלו אשר תישלח לוועדת ההשמה.
    ג. שאלון הפניה אל ועדת ההשמה
      1) הפניית תלמיד על ידי המוסד החינוכי אל ועדת השמה תיעשה באמצעות שאלון הפניה. קיימים שלושה סוגים של שאלוני הפניה של תלמידים אל ועדת ההשמה:
א) שאלון הפניה של תלמיד בגן ילדים רגיל/מיוחד אל ועדת השמה (שאלון זה משמש גם להפניה של תלמיד בגן ילדים רגיל לדיון בוועדת שילוב מוסדית לבחינת זכאותו לתמיכה מתכנית השילוב; ראה נספח 5, ס"ק 5.1 בחוזר זה)
ב) שאלון הפניה של תלמיד הלומד בכיתה רגילה אל ועדת השמה (ראה נספח 5, ס"ק 5.3 בחוזר זה)
ג) שאלון הפניה של תלמיד הלומד בכיתה לחינוך מיוחד בבית-ספר לחינוך רגיל או בבית-ספר לחינוך מיוחד אל ועדת השמה (ראה נספח 5, ס"ק 5.4, בחוזר זה).
לגבי תלמידים חירשים וכבדי שמיעה יש למלא בנוסף גם את השאלון המיוחד עבור תלמידים אלה, כמפורט בנספח 5, ס"ק 5.5 ו-5.6.
      2) על שאלון ההפניה יחתמו -
א) מנהל בית-הספר;
ב) מחנכת הכיתה או הגננת המבקשים דיון בוועדת ההשמה;
ג) המפקח על המסגרת החינוכית המאשר את ההפניה, בתנאי שהוא יוודא כי אכן מוצו אפשרויות הטיפול והחינוך בתלמיד במסגרת החינוכית שהוא לומד בה;
ד) הורי התלמיד, המאשרים שהובאו לידיעתם הבקשה לדיון ותוכנו של השאלון.
      3) חתימת ההורים אינה הסכמה לתוכן השאלון.
      4) אם ההורים מסרבים לחתום על השאלון, יציינו המנהל או הגננת על גבי השאלון את הסיבה לכך.
      5) אין להחתים מראש הורה על הסכמה לכל החלטה של ועדת ההשמה בעניין ילדו.
      6) מנהל בית הספר/הגננת ימסרו להורים העתק של השאלון החתום על ידי כל הגורמים אשר יישלח לוועדת ההשמה.
    ד. הפניית תלמיד לוועדת השמה על-ידי הורה, רשות חינוך מקומית או ארגון ציבורי
      1) ככלל מועדי ההפניה של תלמידים לוועדת ההשמה כמפורט ב-3.4.3 יחולו גם לגבי פניות הורים וכל גורם אחר, קרי לא יאוחר מאמצע חודש אפריל, כדי לאפשר לוועדות לסיים את עבודתן במועד: 15 במאי בכל שנה.
      2) על הגורם המפנה לנסח את בקשתו לדיון בוועדת ההשמה בכתב ולהפנות אותה אל יו"ר הוועדה ברשות המקומית.
      3) משקיבל יו"ר ועדת ההשמה את הבקשה הוא יפנה ללא דיחוי אל מנהל המסגרת החינוכית בבקשה לקבל את שאלון ההפניה לוועדת ההשמה, את חוות הדעת הפסיכולוגית אודות התלמיד, את החלטת ועדת השילוב שהתקיימה בעניינו ואת פרטיכול הדיון בה. שאלון ההפניה, חוות הדעת הפסיכולוגית והחלטת ועדת השילוב אודות התלמיד יועברו אל יו"ר ועדת ההשמה בהקדם ולא יאוחר מ-30 יום ממועד הפנייה של יו"ר הוועדה לקבלתם. כמו כן יפנה היו"ר אל הורי התלמיד כדי שימציאו לו מידע נוסף שיש בידיהם, כולל מידע רפואי.
      4) שאלון ההפניה, חוות הדעת הפסיכולוגית או הרפואית, הפרטיכול וטופס החלטתה של ועדת השילוב אודות התלמיד והמסמכים שהועברו על ידי ההורים - כל אלה יועברו אל יו"ר ועדת ההשמה מוקדם ככל האפשר כדי שהוועדה תוכל להיערך לדיון בעוד מועד.
      5) ועדת ההשמה תתכנס לדיון בעניינו של התלמיד תוך 30 יום ממועד קבלת הבקשה.
3.5 היערכות לקראת הדיון בוועדת ההשמה
  3.5.1 הוראות כלליות
    א. האחריות לארגון עבודתה של ועדת ההשמה, לזימון המשתתפים בה ולניהול ישיבותיה מוטלת על יו"ר הוועדה.
    ב. יו"ר הוועדה ידאג לאסוף את כל המסמכים לפני הדיון בוועדת ההשמה.
    ג. לדיון יוזמנו כל חברי ועדת ההשמה.
    ד. יו"ר הוועדה יזמין לדיון בוועדת ההשמה נציגים של המוסד החינוכי שבו הילד לומד, המכירים את הילד באופן אישי.
    ה. בכל מקרה יש לזמן לדיון את הגורם המפנה שיזם את הבקשה לדיון בוועדה.
    ו. כמו כן יש לזמן את ההורים ואת התלמיד.
  3.5.2 קביעת לוח זמנים
    א. הזימון לישיבות ועדת ההשמה ייעשה תוך פרק זמן סביר ולא פחות מ-16 יום לפני מועד הישיבה.
    ב. יו"ר הוועדה יקבע את מועד כינוס הוועדה בטווח זמן של עד 30 יום ממועד הפנייה.
    ג. ועדת ההשמה תסיים את דיוניה עד 15 במאי בכל שנה, למעט דיונים בעניינם של תלמידים בגיל הרך המופנים לראשונה לדיון בוועדת השמה או דיונים בעניין תלמידים העולים לכיתה א', שיתקיימו עד 31 במאי בכל שנה, כדי לאפשר למערכת החינוך להיערך לשנת הלימודים שאחריה.
    ד. ועדת ההשמה ביושבה כערר תסיים את דיוניה לא יאוחר מב-5 ביולי בכל שנה.
  3.5.3 הזמנת ההורים והתלמיד לדיון בוועדת ההשמה
    א. יש להזמין את הורי הילד (או את האפוטרופוס שלו) ואת התלמיד לדיון בוועדת ההשמה בעניינו. ההזמנה להורים ולתלמיד תהיה על גבי הטופס המופיע בנספח 6, ס"ק 6.2 בחוזר זה, ותישלח אליהם בדואר רשום. העתק ההזמנה יתויק ברשות המקומית.
    ב. בהזמנה יצוין, שאם יש ברשותם של ההורים מסמכים העשויים לסייע להחלטת הוועדה רצוי להעבירם ליו"ר הוועדה לפני מועד הדיון.
    ג. החלטות של ועדת השמה המתקבלות בעניינו של ילד בלי שהוזמנו ההורים לדיון אינן תקפות.
    ד. אם מכתב הזימון למשפחה חזר לפני תאריך הדיון, יש לבטל את הדיון שנקבע ולזמן את ההורים ואת התלמיד למועד אחר. מכתב זימון זה יישלח להורים באמצעות שליח.
    ה. אם יסרבו ההורים לקבל את הדואר הרשום או את מכתב הזימון שהועבר אליהם באמצעות שליח, יתקיים הדיון במועד שנקבע, וסירובם של ההורים יירשם בפרטיכול.
    ו. אם יסרבו ההורים להופיע לפני הוועדה, תהיה הוועדה רשאית לדון בעניינו של התלמיד ולקבל החלטות בהיעדרם, בתנאי שהם זומנו על-פי הנהלים שפורטו לעיל.
    ז. יש לתת לשיקול דעתם של ההורים בשאלת נוכחותו של ילדם בוועדה משקל ראוי. במקרים שבהם הם מוצאים לנכון כי משיקולים הלוקחים בחשבון את טובתו הוא לא יופיע לוועדה, יש לכבד את שיקול דעתם ולתעד זאת בתמצית בפרטיכול הדיון. הוועדה תהיה רשאית לדון בעניינו של התלמיד ולקבל החלטות גם בהיעדרו.
    ח. אם הורה מבקש לדחות את הדיון בוועדת ההשמה מסיבות מוצדקות, יש להיענות לבקשתו ובמידת הצורך לדרוש מסמך המאשר את הנימוקים לבקשתו.
    ט. יש לוודא שלא יידחו דיונים בעניינו של תלמיד יותר מפעמיים ברציפות. לאחר שתי דחיות יקוים הדיון גם ללא נוכחות ההורים. בכל מקרה ההורים יכולים לשלוח לדיון מישהו מטעמם באמצעות ייפוי כוח כתוב ומנומק.
    י. יש לעשות את כל האפשר כדי להימנע מקיום דיון ללא ההורים, ולכן יש לברר אם ההורים קיבלו את הזימון לפני שהוחלט לקיים את הדיון שלא בנוכחותם.
    יא. אם ההורים חיים בנפרד, יש להזמין את ההורה שהילד נמצא במשמרתו וליידע גם את ההורה השני (אם כתובתו ידועה).
    יב. ההורים רשאים להביא לדיון בוועדת ההשמה מומחים או אנשים אחרים מטעמם להשמיע את טיעוניהם.
    יג. הגורם המפנה יביא לידיעת יו"ר הוועדה כל מקרה שבו הורי הילד או התלמיד אינם שולטים בשפה העברית או שהם חירשים או כבדי שמיעה. לדיון עם הורי תלמיד חירש או כבד שמיעה, ועם התלמיד עצמו, יזמין יו"ר הוועדה מתורגמן לשפת הסימנים או אדם הבקיא בשפת הסימנים. לדיון עם הורים ועם תלמיד שאינם שולטים בשפה העברית יוזמן מתורגמן או אדם אחר השולט בשפה העברית ובשפה שההורים והתלמיד דוברים. יו"ר הוועדה יודיע להורים על זכותם להביא מתורגמן מטעמם. בכל מקרה, האחריות להימצאותו של גורם מתרגם בדיון חלה על יו"ר הוועדה.
3.6 המסמכים המשמשים את ועדת ההשמה בדיון ובקבלת ההחלטות
  3.6.1 הוראות כלליות
    א. סעיף 9(א) לחוק החינוך המיוחד קובע, שוועדת ההשמה רשאית לצוות על כל אדם להמציא לה כל מסמך שברשותו וכן חוות דעת רפואית או פסיכולוגית הנוגעים לילד החריג ולהפנות את הילד לבדיקות נוספות, לפי הצורך, והכול כדרוש לה לצורך קבלת החלטה.
    ב. סעיף 7(ד) בחוק קובע, שאם הובא לפני ועדת ההשמה עניינו של ילד חריג שוועדת אבחון לפי חוק הסעד (טיפול במפגרים), התשכ"ט-1969, קבעה שהוא מפגר, תתחשב ועדת ההשמה, לצורך קבלת החלטתה, בקביעת ועדת האבחון לעניינו.
    ג. בכל מקרה של הפניית תלמיד הלומד במוסד חינוכי כלשהו אל ועדת ההשמה, לרבות דיונים חוזרים בעניינם של תלמידים הלומדים במסגרות החינוך המיוחד, יובאו לפני הוועדה שאלון ההפניה של התלמיד הכולל דוח מקיף מטעם המוסד החינוכי שהוא לומד בו וכן חוות דעת פסיכולוגית (הערכה פסיכולוגית או אבחון פסיכולוגי והחלטת ועדת השילוב המוסדית).
    ד. הוועדה תדון בעניינם של תלמידים על סמך החומר הרפואי ו/או הפרא-רפואי ו/או הפסיכולוגי, אם הוא מצוי בידיה. אם הוועדה תמצא בעת התכנסותה כי הנתונים שבידיה אינם מאפשרים לאפיין את חריגותו של התלמיד, יהיה באפשרותה לפנות אל הגורם שטיפל בילד בבקשה להמציא עבורה את המסמכים שבידיו או בבקשה שישקול עריכת אבחון או הערכה וישיב לה בכתב.

במקרים שבהם הגורם ישיב בשלילה לגבי אבחון/הערכה נוספים, תחליט הוועדה על סמך המסמכים שלפניה, ובמידת הצורך יופנה הילד להמשך בירור אבחוני בשירות הפסיכולוגי.
    ה. הורי הילד רשאים אף הם להביא לפני הוועדה חוות דעת מקצועיות ומסמכים אחרים הנוגעים לעניינו של הילד. יש להפנות את תשומת לבם שהוועדה תוכל להתייחס רק למסמכים החתומים על-ידי הגורם שכתב אותם, תוך ציון מקצועו המדויק של הכותב ומספר הרישיון המקצועי שלו.
    ו. יו"ר ועדת ההשמה יוודא שכל המסמכים המובאים לפני הוועדה (ובכלל זה המסמכים המפורטים בנספח 2 בחוזר זה) יהיו חתומים על-ידי הגורם המקצועי שכתב אותם, תוך פירוט מקצועו המדויק של הכותב ומספר הרישיון שלו.
    ז. הפסיכולוג החינוכי, חבר ועדת ההשמה, הוא אשר יבצע את אפיון הלקות של התלמיד בהיוועצות עם כל חברי הוועדה הקבועים, תוך שהוא מסתמך על המידע שהוצג בוועדה ועל אבחנות של גורמים מקצועיים שאבחנתם קבילה לאפיון כל סוג של חריגות, על-פי הטבלה המופיעה בנספח 2 בחוזר זה. יו"ר הוועדה, המפקח לחינוך מיוחד והפסיכולוג יהיו חתומים על טופס סיכום ההחלטה שהוא חלק בלתי נפרד מהפרטיכול.

על יו"ר הוועדה לדאוג שיימצאו בידי הוועדה המסמכים המתאימים לעניין זה כפי שהם מופיעים בנספח 7, ס"ק 7.2 בחוזר זה.
    ח. על-פי סעיף 9(ג) לחוק החינוך המיוחד כל המסמכים המובאים בפני ועדת ההשמה, ובכלל זה הפרטיכול הנרשם במהלך הדיון בוועדת ההשמה, הם סודיים. הוועדה רשאית להביאם אך ורק לידיעת מי שהיא נזקקת לשירותיו לצורך ההחלטה ואך ורק את החומר הרלוונטי. על יו"ר הוועדה להביא לידיעת אותו אדם שחלה עליו חובת הסודיות.
  3.6.2 עיון ההורים במסמכים המשמשים את ועדת ההשמה
    א. ככלל ההורים רשאים לקבל לפני הדיון עותק מכל מסמך המובא בפני ועדת ההשמה, למעט מקרים חריגים שבהם נקבע, מטעמים מיוחדים שיירשמו בנפרד, כי מסמכים מסוימים יהיו חסויים בפני ההורים בשל חשש ממשי לפגיעה בילד או באדם אחר.
    ב. לאחר האבחון הפסיכולוגי ימסור הפסיכולוג החינוכי להורים העתק של סיכום חוות הדעת שלו אשר יישלח ליו"ר ועדת ההשמה.
    ג. מנהל בית הספר/הגננת ימסרו להורים העתק של שאלון ההפניה החתום אשר יישלח לוועדת ההשמה.
    ד. בכל מקרה שבו הובא לפני הוועדה מסמך שהוכן על-ידי גורם חיצוני למערכת החינוך יביא יו"ר הוועדה לידיעת כותב המסמך את האפשרות שהמסמך יימסר לעיונם של ההורים, אם הם יבקשו זאת. כותב המסמך יתבקש לתת את דעתו אם יש מניעה לחשוף את המסמך לפני ההורים בשל חשש ממשי שהדבר יפגע בילד או באדם אחר. אם כותב המסמך יטען שאכן יש מניעה כזאת, תתכנס ועדת ההשמה לצורך דיון בחסיון המסמך ותביא לידיעת ההורים את דבר קיומו של מסמך החסוי בפניהם ואת הנימוקים לחיסיון.
    ה. ההורים יהיו זכאים לקבל את פרטיכול הדיון החתום על ידי כל חברי ועדת ההשמה, על פי בקשתם, למעט קטעים בפרטיכול שיש בחשיפתם לפני ההורים משום חשש ממשי לפגיעה בילד או באדם אחר, כאמור לעיל, ולמעט הדיון שהתקיים בהרכב חברי הוועדה בלבד, שבו ההחלטה מתקבלת.
  3.6.3 שמירת המסמכים

כל המסמכים שהובאו לפני ועדת ההשמה והמשמשים אותה יישמרו ברשות המקומית. שמירת המסמכים תיעשה על-פי תקנות הגנת הפרטיות (תנאי החזקת מידע ושמירתו וסדרי העברת מידע בין גופים ציבוריים), התשמ"ו-1986.
3.7 הדיון בוועדת ההשמה
  3.7.1 הוראות כלליות
    א. יו"ר ועדת ההשמה אחראי על ניהול הדיון.
    ב. יו"ר הוועדה יידע את כל המשתתפים בדיון על חובתם לשמור על סודיות הדיון. כל המוזמנים לישיבת הוועדה, למעט חברי ועדת ההשמה, התלמיד, ההורים ובאי כוחם של ההורים, חייבים לחתום על טופס הצהרה על שמירת סודיות (ראה נספח 13 בחוזר זה).

הערה: חברי ועדת ההשמה מחויבים לשמור על סודיות מתוקף חוק החינוך המיוחד.
    ג. ראוי להביא ליום דיונים בישיבת ועדת השמה אחת לא יותר מ-10 תלמידים ולהקצות לפחות 30 דקות לדיון בעניינו של כל תלמיד.
  3.7.2 מהלך הדיון
    א. הדיון בוועדת ההשמה יתקיים רק אם משתתפים בו שלושה חברים לפחות: יו"ר הוועדה, המפקח על החינוך המיוחד או נציגו והפסיכולוג החינוכי. כאשר מתקיים דיון בעניינו של תלמיד הלומד במסגרת חינוך רגיל, חייב להשתתף בו גם המפקח הכולל או נציגו.
    ב. אין לקיים דיון בוועדת ההשמה ללא נוכחותו והשתתפותו של הגורם המפנה.
    ג. יו"ר הוועדה יציג להורים ולתלמיד את הנוכחים בישיבה ואת תפקידיהם.
    ד. יו"ר הוועדה יפתח את הדיון בהצגת מטרתו לכלל הנוכחים.
    ה. יו"ר הוועדה יוודא עם ההורים כי מומשו זכויותיהם בתהליך ההפניה בכל הקשור למיצוי כל אפשרויות השילוב במסגרת המפנה וכי יש בידיהם העתק של שאלון ההפניה וסיכום חוות הדעת הפסיכולוגית.
    ו. יו"ר הוועדה יאפשר להורים ולתלמיד להשמיע את דבריהם בתחילת הדיון בוועדה. ההורים והתלמיד זכאים לבקש להשמיע את דבריהם בנוכחות חברי הוועדה בלבד. כמו כן ההורים יכולים למנות מישהו מטעמם, בכפיפות לייפוי כוח כתוב.
    ז. במקרים שבהם התלמיד משתתף בדיון, תוודא הוועדה שהוסברו לתלמיד מטרתה של הוועדה וסמכויותיה, ותדאג לאפשר לתלמיד תנאים נאותים להשמעת דבריו בהתאם לצרכיו האישיים וההתפתחותיים.
    ח. במקרים מיוחדים, שיובאו מראש לידיעת הוועדה או יעלו מתוך הדיון עצמו, תאפשר הוועדה לתלמיד להשמיע את דבריו בפני מי מחבריה באופן נפרד, בנוכחות הוריו.
    ט. בתחילת הדיון יוצגו הרקע להפניית התלמיד לדיון בוועדת ההשמה והמסמכים המובאים לפני הוועדה.
    י. המסמכים המובאים לפני הוועדה יוצגו למשתתפים, למעט מסמכים שהוועדה החליטה בדיון מוקדם שהם חסויים.
    יא. בהיעדרו של כותב מסמך מקצועי המובא לפני הוועדה יציג את המסמך חבר הוועדה שהוא איש מקצוע מאותו תחום של כותב המסמך, ובהיעדרו יוצג המסמך על-ידי הפסיכולוג החינוכי חבר הוועדה.
    יב. יו"ר הוועדה ינהל את הדיון תוך שימת דגש על הצגת מידע רב תחומי אודות רמת תפקודו של התלמיד והתייחסות לנקודות החוזק והקושי המאפיינות את תחומי התפקוד השונים של התלמיד.
    יג. יו"ר הוועדה ינהל את הדיון תוך שהוא מקפיד על השתתפות משמעותית של כל הנוכחים בדיון ומוודא כי כל משתתף מביע את עמדתו ואת חוות דעתו.
    יד. ההורים יוכלו להציג לוועדה מסמכים נוספים שהם רלוונטיים לדיון, והוועדה תתחשב במסגרת שיקוליה גם במסמכים אלה.
    טו. ועדת ההשמה רשאית, במידת הצורך, לבקש חוות דעת נוספות או להפנות את התלמיד לגורמים נוספים, כדי שישקלו עריכת בדיקות / אבחונים נוספים.
    טז. יו"ר הוועדה יוודא שהמונחים המקצועיים השונים יהיו מובנים להורים.
    יז. יו"ר הוועדה יאפשר דיון נאות בדילמות ובמחלוקות העשויות להתעורר במהלך הדיון וזימון שאלות הבהרה תוך כדי השיח.
    יח. לפני דיון עם הורים חירשים או לקויי שמיעה או עם הורים שאינם דוברי עברית יש לדאוג למתרגם.
    יט. בדיון עם הורים עיוורים או לקויי ראייה יש לקרוא לפניהם את המסמכים המוצגים בדיון.
    כ. מומלץ להזמין לדיון, במידת הצורך, מדריכים מומחים לליקויי חושים וללקויות ששכיחותן נדירה באוכלוסייה.
    כא. יו"ר הוועדה יציע לתלמיד ולהורים להביע את עמדתם בפני חברי הוועדה בלבד לפני קבלת ההחלטה במעמד חברי הוועדה בלבד.
    כב. מהלך הדיון יירשם בפרטיכול תוך ציון הנימוקים להחלטה שנתקבלה.
  3.7.3 סיכום הדיון והחלטת הוועדה
    א. הוראות כלליות
      1) סיכום הדיון וההחלטה של ועדת ההשמה יתקבלו בנוכחות חברי הוועדה בלבד ועל-ידם.
      2) על-פי סעיף 11 לחוק החינוך המיוחד תתקבל ההחלטה של ועדת ההשמה ברוב דעות חבריה המשתתפים בישיבה, בתנאי שמספרם לא יפחת משלושה.
      3) קביעת נוסח ההחלטה של הוועדה והנימוקים להחלטה הם חלק בלתי נפרד מישיבת הוועדה, והם ינוסחו עם תום הדיון על-ידי חברי הוועדה שהשתתפו בדיון ועל דעתם.
      4) החלטות ועדות ההשמה הן מינהליות לכל דבר ועניין, והן כפופות לכל כללי המשפט המינהלי, ובכלל זה פעולה חוקית בתוך תקציב קיים.
    ב. המשך הדיון
      1) במקרים שנדרשים בהם אבחון/הערכה על ידי גורם מקצועי אחר לצורך קבלת החלטה בעניינו של התלמיד, כגון גורמים רפואיים או ועדת האבחון לאדם המפגר במשרד הרווחה, תפנה ועדת ההשמה את ההורים לגורמים מוסמכים כדי שישקלו את הצורך לערוך אבחון או הערכה.
      2) אם הוועדה החליטה לפני ההחלטה המסכמת לשלוח את התלמיד לבדיקות נוספות, וההורים מתנגדים לבדיקה, תחליט הוועדה בעניין זכאותו של התלמיד לחינוך מיוחד ובדבר מסגרת השמתו על-פי החומר המצוי בפניה, וסירובם של ההורים יירשם בפרטיכול.
      3) במקרה שבו נוכחה ועדת ההשמה כי קיים חשד סביר שהתלמיד הוא בעל פיגור שכלי, היא תודיע בכתב לפקיד הסעד ברשות על כך. פקיד הסעד, על פי שיקול דעתו המקצועית, יפעל על פי האמור בחוק הסעד (טיפול במפגרים), התשכ"ט-1969. יו"ר הוועדה יקבל בכתב מפקיד הסעד את החלטתו לגבי המשך הטיפול בנושא.
      4) במקרה שבו הוועדה מחליטה על מתן הודעה כאמור, היא תרשום החלטה זו במסגרת פרטיכול הוועדה בסעיף ההערות (ראה נספח 7, ס"ק 7.2, בחוזר זה). עד לקבלת החלטתה של ועדת האבחון של השירות למפגר במשרד העבודה והרווחה בדבר היות התלמיד בעל פיגור שכלי, תוכל ועדת ההשמה להחליט על השמתו של התלמיד בחינוך המיוחד בהתאם לחומר המצוי בידה, ותאפיין אותו כבעל חשד סביר לפיגור שכלי.
      5) עם קבלת ההחלטה של ועדת האבחון תתכנס ועדת ההשמה בשנית ותחליט באופן סופי על השמתו של התלמיד במסגרת החינוך המיוחד.
      הערה

שיבוצו של תלמיד שאופיין כבעל חשד סביר לפיגור שכלי במסגרת חינוכית שמטפלת בתלמידים בעלי פיגור שכלי עד לקבלת האבחון הסופי על ידי ועדת האבחון של השירות למפגר ייעשה רק בהסכמת הוריו, פרט למקרים חריגים, שבהם יש הנחיות אחרות של פקיד הסעד מהרווחה בצו בית משפט. בכל מקרה, אם לא נתקבלה החלטה של השירות למפגר, יתקיים לאחר שנה דיון מחודש על אפיונו של התלמיד שתוזמן אליו פקידת הסעד, ולא יהיה אפשר לאפיינו שוב כבעל חשד סביר לפיגור שכלי. כל ההליך יתועד בפרטיכול.
    ג. החלטת ועדת ההשמה

לצורך ההחלטה המסכמת את הדיון בעניינו של התלמיד עומדות לפני הוועדה אפשרויות ההחלטה כדלקמן:
      1) התלמיד ילמד במסגרת חינוך רגיל, ועניינו יידון בוועדת השילוב המוסדית לקביעת זכאותו לתמיכה מתכנית השילוב.
      2) התלמיד זכאי לחינוך מיוחד וילמד במסגרת חינוך מיוחד. הוועדה תציין את סוג המסגרת לחינוך מיוחד שבה ילמד התלמיד: גן ילדים לחינוך מיוחד, כיתה לחינוך מיוחד בבית-ספר לחינוך רגיל או בית-ספר לחינוך מיוחד (ולא תנקוב בשם של מסגרת חינוכית).
    ד. אין להתנות את יישום ההחלטה של ועדת ההשמה במתן שירותים או טיפולים כלשהם לתלמיד במסגרת שבה הוא הושם, לא במימון המערכת וגם לא במימון ההורים.
    ה. ועדת ההשמה אינה מוסמכת להחליט על מתן שירותים וטיפולים כלשהם לתלמידים שהושמו על ידה במסגרת של חינוך מיוחד ואינה מוסמכת לשבץ תלמידים.
    ו. כחלק מההחלטה של הוועדה על השמתו של תלמיד במסגרת החינוך המיוחד יאפיין הפסיכולוג החינוכי החבר בוועדה את סוג החריגות העיקרית של התלמיד (ובמידת הצורך גם חריגות משנית) על בסיס מסמכי האבחון שהובאו לפני הוועדה והמפורטים בנספחים 1 ו-2 בחוזר זה.
    ז. המענה החינוכי שייקבע לתלמיד יינתן על פי אפיון החריגות המורכבת מהאבחנה שנקבעה על פי המסמכים הקבילים ועל בסיס התיאור התפקודי של התלמיד ועוצמת התמיכות הדרושות לו.
    ח. אפיון החריגות הוא חלק חשוב בדיון, והוא ייעשה על ידי הפסיכולוג, בהיוועצות עם כל חברי הוועדה הקבועים. יו"ר הוועדה, המפקח והפסיכולוג יהיו חתומים על טופס סיכום ההחלטה (ראה נספח 7, ס"ק 7.2 בחוזר זה) שהוא חלק בלתי נפרד מפרטיכול הוועדה.
    ט. אפיון החריגות ייעשה על-פי הקטגוריות המשמשות את משרדנו להגדרת מסגרות החינוך המיוחד, והוא יסייע למנהל המחלקה לחינוך ברשות המקומית, בתיאום עם המפקח על החינוך המיוחד, למצוא לתלמיד את המסגרת החינוכית המתאימה הקרובה ביותר למקום מגוריו. האפיון ישמש גם את משרדנו לצרכים של תכנון השירותים במסגרות החינוך המיוחד, במגבלות חוק התקציב.
    י. ההחלטה המסכמת של הוועדה בעניינו של תלמיד תירשם בפרטיכול במהלך הדיון המסכם שיהיו נוכחים בו חברי הוועדה בלבד, כחלק בלתי נפרד ממנו.
    יא. שיקולי הדעת בקבלת החלטות של ועדת ההשמה

בבוא ועדת ההשמה לקבל החלטה בדבר סוג המוסד החינוכי שיושם בו התלמיד בעל הצרכים המיוחדים היא צריכה להביא לצורך הכרעתה בשאלה זו את כל ארבעת תחומי התפקוד הכוללים של התלמיד: יכולתו הלימודית, יכולתו החברתית, היקף ההתאמות הדרושות בתכנית הלימודים והיקף ההתערבות החינוכית שחינוכו של התלמיד דורש. פרמטרים אלו מפורטים בטבלה שלהלן:

הפרמטרים מוסד חינוך מיוחד כיתה מיוחדת
במוסד חינוך רגיל		 כיתה רגילה במוסד
חינוך רגיל
התפקוד הלימודי תלמיד בעל לקות משמעותית ובעיות תפקודיות קשות ומורכבות רב-בעייתיות, היוצרות פערים משמעותיים בתחומי התפקוד השונים ומגבילות את יכולתו להסתגל לדרישות הלימודיות והחברתיות במסגרת החינוכית הרגילה תלמיד בעל לקות משמעותית ובעיות תפקודיות קשות, היוצרות פערים משמעותיים בתחומי התפקוד השונים תלמיד בעל לקות משמעותית ובעיות תפקודיות שונות, ששהייתו במסגרת הרגילה עשויה לקדם באופן משמעותי את יכולתו
התפקוד החברתי תלמיד העלול לסכן את שלומם של התלמידים ו/או הצוות החינוכי ושאינו יכול להשתלב חברתית תלמיד היכול להשתלב מבחינה חברתית עם בני גילו ואינו מסכן את עצמו ו/או את התלמידים ואת הצוות תלמיד היכול להשתלב מבחינה חברתית עם בני גילו ואינו מסכן את עצמו ו/או את התלמידים ואת הצוות
תכנית הלימודים תלמיד הזקוק להתאמות בכל התחומים ו/או לתכנית לימודים אחרת מזו הנהוגה בחינוך הרגיל ביחס לגילו הכרונולוגי תלמיד הזקוק להתאמות באופן חלקי במרבית תחומי הלמידה ביחס לגילו הכרונולוגי תלמיד היכול למלא את הדרישות של חלק ניכר מתכנית הלימודים הרגילה של בני גילו בעזרת תמיכה לימודית וההתאמות שנקבעו, המצוי בחומר הלימודי והתכנית משמעותית עבורו וששהייתו בכיתה הרגילה עשויה לקדם אותו באופן משמעותי
היקף ההשתתפות של התלמיד בפעילות הכיתתית תלמיד שרמת תפקודו מצריכה טיפול כוללני, רב-מקצועי, בתחומי תפקוד שונים, במשך מרבית שעות הלימודים תלמיד הזקוק ללמידה בכיתה מיוחדת בהיקף של 2